Задачей муниципального архива является организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РС(Я) и других архивных документов, разработка нормативно - правовых документов муниципального архива и организаций - источников комплектования муниципального архива.

         В муниципальном архиве Окружной Администрации Городского округа «Жатай», согласно плану работы на 2023 год, утвержденному 15 декабря  2022 года, была проведена следующая работа: 

1. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета:

• В муниципальном архиве Окружной Администрации ГО «Жатай» проводится необходимая работа по соблюдению требований «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации». Архив оснащен пожарной сигнализацией с выводом сигнала на пульт подразделения пожарной охраны, так же установлено 6 автоматических порошковых пожаротушителей.
• Ведётся журнал учёта температурного режима и относительной влажности воздуха в помещении архивохранилища.  
• Ежемесячно в последнюю пятницу месяца проводятся санитарные дни в архивохранилище.
• Проведена работа по картонированию дел фондов - 318 ед. хр.
• Составлены восемь  постеллажных топографических указателей.
• Внесены изменения в карточки  пофондового топографического указателя.
• Ведется работа с программным комплексом «АИС ЭЛАР Архив». В 2023 году введено в ПК АФ 0 фондов, 0 описей дел, 318 единиц хранения. Общее количество фондов, числящихся в архивном фонде  на 1 января 2024 г. - 7, описей дел - 22, ед. хранения -1691.

         На отчётный период в муниципальном архиве ОА ГО «Жатай»  количество фондов - 7, количество описей дел - 22, единиц хранения в архиве  - 1691.

2. В сфере комплектования:

2.1.  Продолжается работа с предприятиями - источниками комплектования, всего 14 предприятий, форма собственности - муниципальная. Все 14  предприятий - источников комплектования муниципального архива имеют  необходимые  нормативно - методические документы, регламентирующие организацию документов в делопроизводстве и работу с архивными документами.

2.2. Организована работа по ознакомлению ответственных за архивы предприятий - источников комплектования архива с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно - технической и производственной деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 28.12.2021 № 142 и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Росархива от 13.06.2023 № 77.

2.3.  Продолжается работа  по формированию фонда Окружная Администрация Городского округа «Жатай». Согласованы и утверждены на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) описи дел:

- постоянного срока хранения  - 194 ед. хр. за 1999-2017 гг. (Протокол ЭПК № 2 от 15.02.2023 г.)

- постоянного срока хранения  - 72 ед. хр. за 2003-2017 гг. (Протокол ЭПК № 8 от 22.06.2023 г.)

- по личному составу - 49 ед. хр. за 2006-2018  гг. (Протокол ЭПК № 8 от 22.06.2023 г.)

- личных дел уволенных работников - 3 ед. хр. за 2011 г. (Протокол ЭПК № 8 от 22.06.2023 г.)

2.4.   Итого утверждено и принято на хранение дел:

постоянного срока хранения  - 266 ед. хр. за 1999-2017 гг. (по плану 99)

по личному составу 52 ед.хр. (по плану 50 - Окружная Администрация ГО «Жатай»).

2.5.  Всего в муниципальном архиве ГО «Жатай» числится 7 фондов, 1691 единиц хранения:

- фонд № 1 - Муниципальное унитарное предприятие «Жатайстрой»,                          86 единиц хранения;

-    фонд № 2  фотофонд - 16 единиц хранения;

- фонд № 3 - Муниципальное унитарное предприятие «Жилищно-коммунальное хозяйство», 68 единиц хранения;

- фонд № 4 - муниципальное унитарное предприятие «ЖилСервис» ГО «Жатай», 159 единиц хранения;

- фонд № 5 - Муниципальное учреждение архитектуры и технической инвентаризации муниципального образования Жатай, 33 единицы хранения;

-  фонд № 6 - Местная Администрация посёлка Жатай, 358 единиц хранения,

- фонд № 7 - Окружная Администрация  Городского округа «Жатай»,                      971  единица хранения.

2.6. Продолжается работа по упорядочению документов  Окружной Администрации ГО «Жатай» за период с 2017 года, составлены  проекты описей дел, которые  постоянно корректируются.

2.7.  Разработана и согласована на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) Инструкция по делопроизводству Окружной Администрации ГО «Жатай». (Протокол ЭПК № 1 от 16.01.2023 г.)

2.8.  Начата работа по упорядочению дел по приватизации жилых помещений в Городском округе «Жатай». Составлены проекты описей дел постоянного срока хранения по приватизации за 1993 - 1999 гг. фонда «Местная Администрация поселка Жатай Республики Саха (Якутия)» и фонда «Окружная Администрация ГО «Жатай» с 1999 г.

2.9. На 1 декабря 2023 года проведена паспортизация предприятий - источников комплектования муниципального архива. При проведении анализа паспортизации организаций - источников комплектования установлено, что  процент упорядочения составляет 16% от общего количества документов, находящихся на хранении. 

2.10. Проводится разъяснительная работа по правилам организации хранения, комплектования, учета и срокам хранения архивных документов, о необходимости составления нормативно - методических документов на предприятии, оказывается методическая помощь ответственными за делопроизводство и архивы  предприятий - источников комплектования муниципального архива.

2.11. Проводится методическая работа с Муниципальным  бюджетным общеобразовательным  учреждением «Средняя общеобразовательная школа        № 1» по упорядочиванию документов;

2.12. Проведена работа  по упорядочиванию документов с Муниципальным бюджетным  образовательным учреждением «Средняя общеобразовательная школа № 2 им. Д.Х. Скрябина». Составлены и утверждены (Протокол ЭПК      № 21 от 20.12.2023 г.) описи дел:

Опись № 1 постоянного срока хранения (1985-2022 гг.) - 7 ед.хр.

Опись № 2 по личному составу (1984-2001 гг.) - 5 ед.хр.

Опись № 3 постоянного срока хранения НТД (1988-1993 гг.) - 7 ед. хр.

2.13. В связи с изменением структуры Окружной Администрации ГО «Жатай» разработана и согласована на ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) новая номенклатура дел на 2024 год (Протокол ЭПК № 21 от 20.12.2023 г.).

3.В сфере использования архивных документов:

             В целях организации информационного обеспечения граждан, местного самоуправления, организаций и общественных объединений в соответствии с ФЗ от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» были оказаны услуги по исполнению запросов:

3.1.  Исполнено запросов социально-правового характера  - 22, в том числе положительных ответов - 17 , переадресовано – 4 запроса, отрицательные - 1; (по плану: 22)

3.2.   Исполнено тематических запросов в количестве  - 68  (по плану 43);

3.3.   Генеалогический  запрос - 1  (отрицательный);

3.4.   Исполнено запросов в установленные сроки всего - 91;

4. В сфере правового, организационного,

научно - методического и информационного обеспечения:

       4.1. В муниципальном архиве Окружной Администрации Городского округа «Жатай» произошли кадровые изменения. С 11 января 2023 года исполняющей обязанности архивиста - ведущего специалиста муниципального архива назначена Таюрская Наталья Владимировна, временно на период отпуска по беременности и родам Кирьяк Валентины Сергеевны (приказ № 03-к от 11 января 2023 г.)

        4.2.  Частично работа муниципального архива организована в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом  Росархива  от 02.03.2020  № 24.

        4.3. Проведён анализ оценки эффективности осуществления органами местного самоуправления переданных отдельных государственных полномочий и  выяснены причины невыполнения плана по приёму документов постоянного срока хранения в архив по итогам 2022 года.

        4.4. Специалистом муниципального архива осуществляется контроль за остатками неиспользованных средств по субвенции.

        4.5. Муниципальным архивом Городского округа «Жатай» проводится  работа по использованию и популяризации архивных документов. С 2023 года на сайте Городского округа «Жатай» создана вкладка «Муниципальный архив», где появилась информация о деятельности архива. Ко дню архивов 10 марта 2023 года в газете «Жатайский вестник» опубликована статья об истории архивов России.

        4.6. Муниципальный архив принимал участие в мероприятиях, проводимых Министерством культуры и духовного развития РС(Я), посвященных Дню архивов в России с 27 марта по 31 марта 2023 г.

И.о. архивиста - ведущий специалист                                              Н.В. Таюрская

муниципального архива  ОА ГО «Жатай»                                     

29.12.2023  г.