Муниципальный архив Окружной Администрации Городского округа «Жатай» был создан 1 января 2014 г. на основании распоряжения Главы Окружной Администрации ГО «Жатай» от 28 ноября 2013 г. № 308-р.

       Фактическую деятельность архив начал только с апреля 2014 г., так как  архивист - ведущий специалист был принят на работу со 2 апреля 2014 г. (приказ Главы Окружной администрации ГО «Жатай» от 3 апреля 2014 г.    № 50-к).

       Работа начиналась с нуля. В первую очередь нужно было разработать нормативно - правовые акты архива и начинать проводить экспертизу ценности документов, находящихся в архиве на тот момент. Было разработано Положение об архиве, затем назначена экспертно-проверочная комиссия Окружной Администрации ГО «Жатай» и разработано Положение об экспертной комиссии. А когда был утвержден список организаций - источников комплектования муниципального архива началась работа по разработке необходимых  нормативно - методических документов, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве и работу с архивными документами в организациях. В организациях не было номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству. Не было назначенно ответственных за ведение архива в организации.

         После образования муниципального архива в 2014 году в архив были переданы документы организаций, фактически завершивших свою деятельность МУП «Жатайстрой» и МУ А и ТИ, а также документы ликвидированных организаций МУП «ЖКХ» и МУП «ЖилСервис» ГО «Жатай», находившиеся на хранении в здании Окружной Администрации ГО «Жатай». За 2014 год в муниципальном архиве образовался только один фонд - «Муниципальное унитарное предприятие «Жатайстрой», в котором находилось 74 единицы хранения, в том числе управленческая документация и по личному составу.

       На сегодняшний день в муниципальном архиве Окружной Администрации ГО «Жатай» на хранении находятся 7 фондов, 1805 ед.хр., из них постоянного срока хранения 844 ед.хр., 904 ед.хр. по личному составу, 16 ед.хр. фотодокументы, 41 ед.хр. дел временного срока хранения. Все документы внесены в описи дел.

• фонд № 1, образован в 2014 году - Муниципальное унитарное предприятие «Жатайстрой», в данном фонде находится 86 единиц хранения;
• фонд № 2, образован в 2015 году - Фотодокументы 16 единиц хранения, в т.ч. «Ветераны Великой Отечественной войны» - 11 ед.хр. и «Аэрофотосъёмка территории п. Жатай» - 5 ед.хр.;
• фонд № 3, образован в 2016 году - Муниципальное унитарное предприятие «Жилищно-коммунальное хозяйство», в фонде 68 единиц хранения;
• фонд № 4, образован в 2016 году - Муниципальное унитарное предприятие «ЖилСервис» ГО «Жатай», 159 единиц хранения;
• фонд № 5, образован в 2017 году - Муниципальное учреждение архитектуры и технической инвентаризации (МУА и ТИ) ГО «Жатай», 33 единицы хранения;
• фонд № 6, образован в 2017 году - Местная Администрация посёлка Жатай Республики Саха (Якутия), 472 единицы хранения;
• фонд № 7, образован в 2018 году - Окружная Администрация Городского округа «Жатай», 971 единицы  хранения.

          В настоящее время в муниципальном архиве ведется работа по упорядочиванию документов и составлению описей дел и исторической справки ликвидированного в 2020 году предприятия МУП «Аптека № 40».

          Также в Муниципальном архиве Окружной Администрации ГО «Жатай» находятся  документы по приватизации жилья гражданами посёлка Жатай за 1993 - 2020 гг. В результате упорядочения этих документов составлена опись дел постоянного срока хранения по приватизации фонда № 6 «Местная Администрация посёлка Жатай Республики Саха (Якутия)» и ведется работа по составлению описи дел фонда № 7 «Окружная Администрация ГО «Жатай». Описи дел Окружной Администрации ГО «Жатай» постоянно корректируются, проводится работа по экспертизе ценности, обработке документов и комплектованию фонда № 7 «Окружная Администрация Городского округа «Жатай».

        Документы постоянного срока хранения фонда «Местная Администрация п. Жатай РС (Я)» в количестве 270 ед. хр. относятся к государственной собственности, а остальные документы, хранящиеся в муниципальном архиве в количестве 1535 единиц хранения относятся к муниципальной собственности.

        В целях организации информационного обеспечения граждан, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений за период с апреля месяца 2014 г. по март 2024 г. были оказаны услуги по исполнению запросов пользователей: тематических, генеалогических и запросов социально-правового характера в количестве - 1449 запросов.

       Муниципальным архивом проводится разъяснительная работа по правилам организации хранения, комплектования, учета и срокам хранения архивных документов с организациями - источниками комплектования муниципального архива. Всего 15 предприятий и организаций являются источниками комплектования архива:

• Окружная Администрация Городского округа «Жатай»
• Контрольно-счетная палата Городского округа «Жатай»
• Муниципальное унитарное предприятие «Жатайтеплосеть»
• Муниципальное унитарное предприятие «Жатайская транспортная компания»
• Муниципальное унитарное предприятие «Импульс»
• Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 2» имени Д.Х. Скрябина»
• Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 3 «Чебурашка»
• Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 1»
• Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 1 «Ручеек»
• Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад № 4 «Снежинка»
• Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования «Детско-юношеская спортивная школа»
• Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования «Центр внешкольной работы «Росток»
• Муниципальное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Детская школа искусств»
• Муниципальное бюджетное учреждение Дом культуры «Маяк»
• Муниципальное унитарное предприятие «Служба единого заказчика».

      У всех организаций форма собственности - муниципальная. Во всех организациях - источниках комплектования муниципального архива разработаны и согласованы с ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я) необходимые нормативно - методические документы, регламентирующие организацию документов в делопроизводстве и работу с архивными документами.

      Ответственным за делопроизводство и архивы организаций - источников комплектования муниципального архива оказывается методическая помощь, проведена работа по упорядочиванию документов в МУП «Жатайтеплосеть», МБДОУ «Детский сад № 4 «Снежинка», МУП «Служба Единого Заказчика» и  МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 2 им. Д.Х. Скрябина».

       Ежегодно на 1 декабря проводится паспортизация организаций - источников комплектования муниципального архива. При проведении анализа паспортизации организаций - источников комплектования установлено, что процент упорядочения документов, хранящихся в организациях, составляет  всего 16% от общего количества документов. 

        Подводя итоги работы муниципального архива Окружной Администрации ГО «Жатай» за десять лет, хочется пожелать чтобы все организации - источники комплектования проводили работу по упорядочению документов Архивного фонда, образовавшихся в процессе их деятельности, и по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передавали документы на постоянное хранение в муниципальный архив. Документы передаются по описям дел, утвержденным ЭПК Министерства культуры и духовного развития РС(Я). При первой передаче дел в архив передается историческая справка к фонду.

        В муниципальном архиве Окружной Администрации ГО «Жатай» проводится необходимая работа по соблюдению требований «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации». Архив оснащен пожарной сигнализацией с выводом сигнала на пульт подразделения пожарной охраны, так же установлено 6 автоматических порошковых пожаротушителей. Ведётся журнал учёта температурного режима и относительной влажности  воздуха в помещении архивохранилища. Постоянно проводится работа по картонированию дел фондов,  составляются  постеллажные  топографические указатели, вносятся изменения в карточки пофондового топографического указателя. Ведется работа с программным комплексом «АИС ЭЛАР Архив».

       Специалистом муниципального архива осуществляется контроль за остатками неиспользованных средств по субвенции. Проводится  работа по использованию и популяризации архивных документов. С 2023 года на сайте Городского округа «Жатай» создана вкладка «Муниципальный архив», где появилась информация о деятельности архива. Муниципальный архив принимает участие в мероприятиях, проводимых Министерством культуры и духовного развития РС(Я), посвященных Дню архивов в России.

И.о. архивиста - ведущий специалист

 муниципального архива Окружной

Администрации ГО «Жатай» Таюрская Н.В.